การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ

นักวิเคราะห์ระบบได้ทำการวิเคราะห์ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบอย่างถ่องแท้แล้ว นอกจากนี้ยังจะต้องทำการจัดสรรให้ได้มาซึ่งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพในการบริหารข้อมูล โดยจำเป็นจะต้องใช้วิธีการอย่างมีระบบในการชี้นำเพื่อตัดสินใจ

ในปัจจุบัน ราคาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มีราคาถูกลงกว่าแต่ก่อนมาก และซอฟต์แวร์มากมายหลากหลาย ก็ถูกนำออกมาจำหน่ายและเผยแพร่ในท้องตลาดนับว่าไม่ถ้วนทำให้ทุกๆองค์กรมีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่ไม่ยากสำหรับยุคปัจจุบัน แต่การซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ก็ควรมีขั้นตอนในการจัดซื้อ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ตามต้องการไม่เป็นการลงทุนที่สูญเปล่าในบทนี้จึงกล่าวถึงวิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์อย่างคุ้มค่า

วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อ

วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์อย่างคุ้มค่า สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบต้องทำการพิจารณาคือ

1. สำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่มีอยู่แล้ว

2. การประมาณปริมาณงานของระบบที่ใช้อยู่

3. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

4. ระดับต่างๆ ของคอมพิวเตอร์และใช้งาน

5. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์ซอฟต์แวร์

6. ประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน

เมื่อได้พิจารณาตามขั้นตอนดังกล่าวเบื้องต้นให้ดีแล้ว นำผลที่ได้รับมาเปรียบเทียบหาความเหมาะสม

การสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้วในองค์กร และจำทำออกมาในรูปแบบของบัญชีทรัพย์สินที่แสดงรายระเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ แต่ถ้าได้มีการทำบัญชีทรัพย์สินเอาไว้แล้ว ให้นำบัญชีนั้นมาแล้วทำการสุ่มตัวอย่างขึ้นมาทำการตรวจสอบว่า อุปกรณ์และซอฟต์แวร์นั้นๆ มีคุณภาพหรือมีอุปกรณ์อยู่ครบตามบัญชีทรัพย์สินจริงหรือไม่

รายระเอียดของการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ มีดังนี้

การประมาณงานของระบบงานที่ใช้

เป็นการประมาณปริมาณ งานของระบบ (Estimating Workloads) ที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะต้องรองรับได้ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงปริมาณงานที่จะเกิดขึ้นในปัจจุบันแต่ละวัน เพื่อพิจารณาดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องที่มีอยู่แล้วนั้นสามารถที่จะรองรับการทำงานนั้นๆได้หรือไม่ นอกจากจะมองงานที่เกิดในปัจจุบันแล้ว ยังจะต้องมองไปในอนาคตอีกด้วย ถ้าหากงานมีโอกาสเพิ่มมากขึ้น เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องยังสามารถที่จะรองรับงานในอนาคตได้อีกนานแค่ไหนและได้ปริมาณมากน้อยเพียงใด

การพิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

หน้าที่ในการพิจารณาจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องเป็นของผู้บริหาร ผู้ใช้ระบบ และนักวิเคราะห์ระบบที่ต้องร่วมมือกันพิจารณา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่ทำการประเมินในขั้นต้นก่อนที่จะถึงการประเมินของผู้บริหาร ฉะนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อดีแล้วข้อเสียของคอมพิวเตอร์โดยคร่าวๆเพื่อที่จะนำไปใช้เป็นความรู้ประกอบการพิจารณาด้วย สิ่งที่ควรจะดูในทั่วไปแล้ว คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล การรับข้อมูลเข้า และการออกผลลัพธ์ ความจุในการเก็บข้อมูล ความสามารถในการขยายหน่วยความจำ และอัตราความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง ( CPU ) เป็นต้น นอกจากนี้ยังควรดูได้ว่าเครื่องนั้นๆ สาทารถที่จะทำการUpgrade ได้มากน้อยเพียงใด ซึ่งจะต้องทำการเปรียบเทียบกันหลายๆ เครื่อง หลายๆ ยี่ห้อด้วย เพื่อให้ได้เครื่องและอุปกรณ์ที่เมาะสมที่สุด

ระดับต่างๆ ของคอมพิวเตอร์และการใช้งาน

1. ไมโครคอมพิวเตอร์ ( Microcomputer ) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่ทั่วไป เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็ก ราคาในปัจจุบันไม่แพงมาก แต่คุณภาพและประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นกว่าในสมัยก่อนมาก คาดว่าในอนาคตคงจะมีแต่การใช้ไมโครคอมพิวเตอร์กันหมด ไม่มีใครใช้มินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรมอีกต่อไป

2. มินิคอมพิวเตอร์ ( Minicomputer ) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับกลาง เหมาะสำหรับการนำไปทำเป็นระบบเครือข่ายและรองรับการทำงานของระบบข้อมูลใหญ่ๆ เช่น การต่อพ่วงอุปกรณ์ต่างๆ ราคาจะสูงกว่า ไมโครคอมพิวเตอร์

3. เมนเฟรม ( Mainframe ) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับใหญ่ ที่มีไมโครโพรเซสเซอร์หลายตัวในเครื่องเดียว มีการประมวลผลแบบขนาน ( Parallel ) ทำให้อัตราการประเมินผลมีความรวดเร็วอย่างมาก และยังสามารถที่จะต่อพ่วงอุปกรณ์ต่างๆ มีความยืดหยุ่นค่อนข้างสูงเป็นเครื่องที่เหมาะสำหรับหน่วยงานใหญ่ที่ต้องการประมวลผลอย่างรวดเร็วและมีความเชื่อถือได้ ( Reliability ) สูง ส่วนราคาก็ค่อนข้างสูงจึงนิยมใช้กันเฉพาะกับหน่วยงานใหญ่ๆ ที่มีระบบงานซับซ้อนและต้องการความเชื่อถือได้ของเครื่องคอมพิวเตอร์สูงเท่ากัน

การพิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์ซอฟต์แวร์

ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์อยู่มากมายหลายชนิดในท้องตลาด ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 กลุ่ม ใหญ่ๆ ดังต่อไปนี้

1. ซอฟต์แวร์แบบแพคเกจสำเร็จรูป ( Packaged Software ) เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกเขียนขึ้นมาเพื่อใช้งานทั่วไป เช่นLotus 1-2-3,dBase Version ต่างๆ , Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word เป็นต้น

2. ซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นสำหรับงานเฉพาะด้านสำหรับธุรกิจ ( Application Software ) เช่น ซอฟต์แวร์สำหรับระบบงานบัญชี ระบบงานสินค้าคงคลัง เป็นต้น

3. ซอฟต์แวร์ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาระบบงาน ( Software Tools ) เป็นซอฟต์แวร์ที่นักวิเคราะห์ระบบหรือโปรแกรมเมอร์ใช้เพื่อการพัฒนาระบบงานหรือเขียนโปรแกรมขึ้นอีกทีหนึ่ง

การประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน

สิ่งสุดท้ายที่จะทำการวิเคราะห์ คือ การคิดต้นทุนและผลตอบแทนที่จะได้รับจากระบบหากระบบต้องมีการใช้เงินในการลงทุนสูงมากเพื่อนำมาพัฒนา แต่ผลตอบแทนจากระบบกลับมีค่าที่ต่ำกว่า แสดงว่าหากมีการพัฒนาระบบขึ้นมาจริงๆ เงินที่ลงทุนไปกลับไม่คุ้มค่าต่อผลที่จะได้รับ จึงไม่คุ้มที่จะทำการลงทุนในงานนั้นๆ

กลุ่มของต้นทุน (Costs) สามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ

1. ต้นทุนที่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Tangible Costs)

2. ต้นทุนที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Intangible Costs)

กลุ่มของผลตอบแทน (Benefit) สามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ
1. ผลตอบแทนที่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Tangible Benefit)

2. ผลตอบแทนที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Intangible Benefit)

น.ส.ฤดีมาศ บุญทรง (ส้มโอ) 5104087