เทคนิคในการรวบรวมข้อมูลเพื่อหาความจริงของระบบ

เทคนิคในการรวบรวมข้อมูลเพื่อหาความจริงของระบบ

ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่ จะต้องเข้าใจว่าระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร ปัญหาก็คือ จะเก็บข้อมูลอย่างไร สิ่งที่เราทราบในขณะนี้คือ ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่ จะต้องเข้าใจว่าระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร ปัญหาก็คือจะเก็บข้อมูลอย่างไรจึงจะทำให้เข้าใจระบบเดิม การเก็บข้อมูลมีด้วยกันหลายวิธี ซึ่งจะกล่าวในที่นี้เพียงบางวิธีเท่านั้น นอกจากนั้นจะมีตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีสัมภาษณ์และใช้แบบสอบถามของระบบบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งเป็นตัวอย่างของระบบที่จะใช้ในการศึกษาต่อไปด้วย

เริ่มต้นของการเก็บข้อมูลคือ รวบรวมข้อมูลคือ รวบรวมแบบฟอร์มของอินพุททั้งหมดที่กรอกข้อมูลแล้ว และที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูล นอกจากนั้นต้องเก็บรวบรวมรายงานทั้งหมด(Output Reports) พร้อมทั้งบอกด้วยว่ารายงานและแบบฟอร์มอินพุตแต่ละฉบับ ถูกสร้างขึ้นในส่วนใดของระบบบ่อยครั้งแค่ไหน จำนวนมากน้อยเท่าไร และใครเป็นผู้ใช้รายงานและแบบฟอร์มเหล่านั้น

เมื่อมีแบบฟอร์มและรายงานอยู่ในมือแล้วจึงเริ่มศึกษาเอกสารต่างๆของระบบ รวมทั้งวิธีการทำงานของระบบ โปรแกรมที่มีอยู่ ไฟล์ข้อมูล และการเชื่อมโยงของไฟล์ ปัญหาก็คือ เอกสาร วิธีการทำงานของระบบนั้น ทันสมัยมากน้อยแค่ไหน หรือมีการเก็บเอกสารเหล่านั้นหรือไม่เป็นต้น ดังนั้นนสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำถัดไปคือ สังเกตการทำงานจริงด้วยตนเอง ทำให้เราทราบว่าการทำงานจริงๆ ในระบบเป็นอย่างไร

ก่อนที่จะเริ่มสังเกตการณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องขออนุญาตจากผู้ที่เราจะสังเกตการทำงานของเขา รวมทั้งผู้บังคับบัญชาด้วย ระหว่างการสังเกตการณ์เราจะต้องอยู่ห่างๆจากการทำงานและจะต้องไม่ขัดขวางการทำงานของเขาด้วย แต่สิ่งหนึ่งที่เราต้องจำไว้คือ ผู้ที่อยู่ภายใต้การสังเกตการณ์ของเราจะทำงานไม่ปกติเหมือนเวลาที่เขาทำตามปกติ อาจจะทำมากเกินไป ทำงานด้วยความประมาท หรือทำด้วยความระมัดระวังมากกว่าปกติ วิธีที่ดีที่สุดคือ ลงมือทำด้วยตัวเอง ทำให้ เข้าใจการทำงานดีกว่าการสังเกตการณ์เท่านั้น

วิธีการเก็บข้อมูลที่มีประโยชน์มากอีก 2 วิธีก็คือ
1. การสัมภาษณ์
2. ใช้แบบสอบถาม

การสัมภาษณ์(Interview) การรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ เป็นที่นักวิเคราะห์สอบถามผู้บริหารและผู้ใช้ระบบด้วยตัวเอง เกี่ยวกับระบบปัจจุบันและถามความคิดเห็นแต่ละคนว่าอยากให้ระบบใหม่ เป็นอย่างไร

หลักในการสัมภาษณ์(Principles of Interviewing). มีผลต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของโครงการ ขึ้นอยู่กับความชำนาญในการสัมภาษณ์ของนักวิเคราะห์ระบบ การสัมภาษณ์เป็นวิธีการดึงความคิดเห็นของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ ถ้าผู้ใช้ไม่ชอบหน้านักวิเคราะห์ก็จะทำให้เขาไม่ชอบโครงการปรับปรุงระบบใหม่ด้วย แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้านักวิเคราะห์ทำตัวให้ผู้ใช้นับถือ ก็จะทำให้โครงการดำเนินไปอย่าง ราบรื่น ซึ่งจะเป็นการประกันได้ว่าโครงการจะสำเร็จลงด้วยดี

นักวิเคราะห์ระบบต้องแสดงความจริงใจต่อผู้ใช้และแสดงให้เขาเห็นว่า เราจะเข้ามาแก้ปัญหาให้ โดยที่การแก้ปัญหาจะทำด้วยกันและจะช่วยให้งานของเขาง่ายยิ่งขึ้น ความร่วมมือของผู้ใช้เป็นสิ่งสำคัญมากในการพัฒนาระบบ ศาสตราจารย์ หลุยส์ เดวิด แห่งมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เชื่อว่า "ไม่มีผู้ใดที่จะออกแบบระบบการทำงานให้ผู้อื่นได้" ดังนั้น บทบาทของผู้เชี่ยวชาญก็คือช่วยให้เขาเหล่านั้นออกแบบระบบของตัวเอง เพราะฉะนั้นสิ่งที่ถูกต้องก็คือ ให้ผู้ใช้มีส่วนในการออกแบบระบบของเขาเองด้วย

ระหว่างการสัมภาษณ์ ไม่ควรออกความเห็นใดๆหรือให้คำแนะนำ ให้สัญญาใดๆทั้งสิ้น การสัมภาษณ์ เป็นการรวบรวมความจริงของระบบเท่านั้น คำตอบจะตามมาภายหลัง การวิจารณ์ คำสัญญา หรือการประเมินใดๆก็ตาม ระหว่างการสัมภาษณ์ จะเป็นสิ่งที่ย้อนกลับมาฆ่าเราได้ในภายหลัง เป็นสิ่งที่ง่ายมากที่จะพูดว่า "อ๋อ คุณแค่ต้องการให้รายงาน ฉบับนี้มีข้อมูลสินค้าที่อยู่ระหว่างการซื้อ ไม่มีปัญหา สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ แก้ไขโปรแกรมเพียงเล็กน้อยเท่านั้นใช้เวลาเพียงหนึ่ง หรืออย่างมาก 2 ชั่วโมงเท่านั้น" แต่ภายหลัง นักวิเคราะห์ระบบที่พูดประโยคนี้พบว่า ไม่มีการเก็บข้อมูลสินค้าที่อยู่ระหว่างการสั่งซื้อเลย ผลของการให้สัญญาแบบนี้ก็คือ ผู้ใช้หมดความนับถือนักวิเคราะห์ผู้นั้น เราควรหลีกเลี่ยงสถานการณ์แบบนั้นโดยพูดว่า "แล้วดิฉันจะติดตามเรื่องนี้ให้นะคะ" แล้วก็ถามเรื่องอื่นๆ ต่อไป

สิ่งที่สำคัญที่จะลืมเสียมิได้คือ เราจะต้องทำตัวเป็นมืออาชีพตลอดเวลา ไม่ว่าเหตุการณ์จะเป็นอย่างไร ต้องควบคุมอารมณ์ของตัวเองตลอดเวลา จะต้องไม่แสดงอารมณ์โกรธหรือใดๆก็ตาม นักวิเคราะห์ระบบที่ไม่สามารถควบคุมตัวเองได้ จะทำให้ผู้ใช้หมดความนับถือได้เหมือนกัน

การสัมภาษณ์ผู้ใช้แต่ละคนจะไม่เหมือนกัน ทั้งนี้แต่ละคนจะมีบุคลิกภาพ นิสัยใจคอแตกต่างกันไป ดังนั้นการ เข้าหาและสัมภาษณ์จึงแตกต่างกัน การใช้วิธีเข้าหาผู้ใช้ทุกคนเหมือนกัน จึงไม่ใช่วิธีที่ถูกต้อง บางคนพูดน้อย บางคนไม่ยอมพูด บางคนดีมากเมื่อถามอะไร ถ้าตอบไม่ได้ก็จะสร้างคำตอบขึ้นมาเอง ดังนั้นการสัมภาษณ์จึงเป็นศิลป์อย่างหนึ่ง ขึ้นอยู่กับความชำนาญของนักวิเคราะห์แต่ละคนด้วย

ในกรณีที่ผู้ให้สัมภาษณ์ไม่ให้ความร่วมมือ เราควรยุติการสัมภาษณ์ ถ้าพยายามจะดำเนินการสัมภาษณ์ต่อไป ก็รังแต่จะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ และสิ่งที่ไม่ควรทำก็คือ บอกผู้บังคับบัญชาเขาเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพราะสิ่งที่ต้องการก็คือความร่วมมือ ซึ่งจะทำให้เราได้ข้อมูลที่ถูกต้อง เราควรพยายามนัดครั้งที่สองเพราะว่าเขาอาจจะมีอารมณ์ไม่ดีในวันนั้นถ้า วันที่สองยังเหมือนเดิมก็ควรจะเปลี่ยนแหล่งข้อมูลใหม่ได้แล้ว

สรุปการให้สัมภาษณ์ เมื่อจบการสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบ ควรจะสรุปปากเปล่าข้อมูลทั้งหมด รวมทั้งประเด็นสำคัญต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มี่การเข้าใจผิดเกิดขึ้น และบอกผู้ให้สัมภาษณ์ทราบว่า จะส่งรายงานสรุปการสัมภาษณ์มาให้ภายหลัง เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่ง และท้ายที่สุดอย่าลืมขอบคุณผู้ใช้สัมภาษณ์ที่ได้สละเวลาอันมีค่าของเขาในการสัมภาษณ์ครั้งนี้

หลังการให้สัมภาษณ์เมื่อเสร็จสิ้นต้องถอดคำพูดคำต่อคำ เราควรส่งสำเนาสรุปการสัมภาษณ์พร้อมด้วยจดหมายขอบคุณไปให้ผู้ที่เราสัมภาษณ์เพื่อให้เขาตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง ถ้าหากยังมีสิ่งที่ขาดตกบกพร่องหรือข้อมูลไม่เพียงพอ เราทราบได้ทันทีจากสรุปรายงานนี้ ซึ่งอาจจะส่งใบนัดเพื่อขอสัมภาษณ์อีกครั้งหนึ่งก็ได้

ขั้นสุดท้ายของการสัมภาษณ์คือ วิเคราะห์ข้อมูลที่เราได้มาทั้งหมด แล้ววิเคราะห์ว่าข้อมูลนั้นถูกต้องมากน้อยเพียงใด มีข้อมูลที่ลำเอียงหรือไม่ ซึ่งปกติแล้วกิจการธุรกิจทุกๆ ธุรกิจ มักจะมี "สิ่งเคลือบแฝง" อยู่ ผู้ให้สัมภาษณ์บางคนอาจจะให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบที่ไม่มีประสบการณ์อาจจะถูกหลอกได้ สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรจะทำก็คือ ดึงข้อมูลที่ถูกต้องออกจากการสัมภาษณ์นั้นๆ หรือจากแหล่งอื่นๆ ที่เป็นไปได้ การเปรียบเทียบข้อมูลที่ถูกต้องหลายๆแหล่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น ผลการวิเคราะห์ ควรจะเก็บเป็นความลับ เพราะว่าคงไม่มีลูกค้าคนไหนพอใจที่จะถูกเปิดเผยบางสิ่งบางอย่างออกมา

หลักการสัมภาษณ์ทั้งหมดนี้สามารถใช้กับทุกๆคนในโครงการที่เกี่ยวข้องเหมือนกันหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการหรือพนักงานหยิบของในคลัง ทุกคนควรจะได้รับการปฏิบัติ เหมือนกันหมด

สรุปผลลัพธ์จากการรวบรวมข้อมูล
1. สำเนาของรายงานและแบบฟอร์ม อินพุททั้งหมดที่เกี่ยวข้อง
2. ศึกษาเอกสารของระบบทั้งหมด วิธีการทำงาน โปรแกรม ไฟล์ และการเชื่อมโยงของไฟล์
3. สังเกตดูการทำงานจริงของระบบ เพื่อทราบขั้นตอนการทำงานที่แท้จริง

ข้อมูลเพิ่มเติม>>>>>

http://irrigation.rid.go.th/rid15/ppn/Knowledge/System%20Analysis%20and%20Design/System%20Analysis%20and%20Design1.htm

อริญญา ปิ่นแก้วกาญจน์ (ปอย)