ความรู้เบื้องต้นในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ระบบคืออะไร และ นักวิเคราะห์ระบบคือใคร

ระบบ (System) คือ สิ่งต่างๆ ที่มีการติดต่อสัมพันธ์กันเพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างหนึ่งอย่างใดร่วมกัน กลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วยบุคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่งเพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน

เมื่อเราศึกษาระบบใดระบบหนึ่ง เราควรจะต้องเข้าใจการทำงานของระบบนั้นให้ดีโดยการถามตัวเองตลอดเวลาด้วยคำถามเหล่านี้

1. What คือ ระบบทำอะไร , วัตถุประสงค์ของระบบคืออะไร มีแผนงานขั้นตอนอย่างไรเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ (Goal)

2. Who คือ ทำโดยใคร ,บุคคลหรือใครที่รับผิดชอบ

3. When คือ ทำเมื่อไร , การเริ่มดำเนินงานและผลสำเร็จของงานจะสำเร็จลุล่วงได้เมื่อไร ควรมีการจัดตารางการทำงานอย่างมีระบบ การทำงานโดยไม่มีการจัดตารางการทำงานที่แน่นอน ส่งผลให้ระบบงานยืดเยื่อ ไม่สามารถปิดงานได้ ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

4. How คือ ทำอย่างไร มีวิธีการทำงานอย่างไร ต้องใช้เครื่องมือใดเพื่อให้งานสำเร็จได้รวดเร็ว

ระบบที่เราควรทราบเพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และออกแบบได้แก่ ระบบธุรกิจ และ ระบบสารสนเทศ (MIS)

ระบบธุรกิจ (Business System) ได้แก่ระบบที่ทำงานเพื่อจุดประสงค์ด้านธุรกิจ โรงงานอุตสาหกรรมเป็นระบบธุรกิจเพื่อจุดประสงค์ด้านการผลิต นอกจากนี้ระบบขนส่ง ระบบโรงแรม ระบบการพิมพ์ ระบบธนาคาร และอื่นๆ อีกมาก ล้วนแล้วแต่เป็นระบบธุรกิจทั้งนั้น ซึ่งมีจุดประสงค์แตกต่างๆกันออกไป ระบบธุรกิจอาจจะแบ่งย่อยๆลงไปได้อีก เช่น ในโรงงานเราจัดแบ่งเป็นฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายซ่อมบำรุง ฝ่ายสินค้าคงคลัง หรืออาจจะรวมฝ่ายขายเข้ามาอยู่ด้วยก็ได้ในระบบย่อยของฝ่ายขายจะต้องทำหน้าที่หลายอย่าง เช่น รับใบสั่งสินค้าจากลูกค้า ส่งใบเก็บเงินไปให้ลูกค้า สำหรับฝ่ายบัญชีทำหน้าที่จ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นต้น นักวิเคราะห์ต้องทราบขั้นตอนการทำงานในระบบที่ได้รับมอบหมายและทำความเข้าใจให้ดี

ระบบสารสนเทศ (Management Information System) ระบบนี้ช่วยจัดการข้อมูลที่ต้องการใช้ในระบบธุรกิจ ช่วยเก็บตัวเลขและข่าวสารเพื่อช่วยในการดำเนินธุรกิจและการตัดสินใจ เช่น ระบบการเก็บเงินลูกค้า เราต้องการที่จะทราบว่าลูกค้าแต่ละคนชื่ออะไร อยู่ที่ไหน สินค้าและจำนวนที่ขายให้แก่ลูกค้าแต่ละคนเป็นอย่างไร การจ่ายเงินของลูกค้าเป็นอย่างไร ติดค้างนานหรือไม่ หรือหนี้สูญ รวมทั้งจำนวนเงินที่ลูกค้าจะต้องชำระ

นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) คือ ผู้ที่เป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างระบบสารสนเทศกับกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ เจ้าของระบบ (System Owners) ผู้ใช้ระบบ (System Users) และผู้สร้างระบบ (System Builders) เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรขึ้นมา ทั้งนี้หน้าที่หลักของนักวิเคราห์ระบบจะแบ่งเป็น 2 ส่วน

ส่วนที่ 1 วิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นการศึกษา วิเคราะห์ และแยกแยะถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบ พร้อมทั้งเสนอแนวทางแก้ไขตามความต้องการของผู้ใช้งานและความเหมาะสมต่อสถานะทางการเงินขององค์กร

ส่วนที่ 2 ออกแบบระบบ (System Design) เป็นวิธีการออกแบบ และกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคโดยนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ เพื่อแก้ปัญหาที่ได้ทำการวิเคราะห์มาแล้ว

By.น.ส.ธิดารัตน์ เรืองแจ้ง ( กีต้าร์ ) ^^