การเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุต

เอาต์พุตที่เกิดขึ้นในระบบธุรกิจจะต้องได้รับการจัดการที่เหมาะสม โดยทั่วไปเอาต์พุตสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ เอาต์พุตที่ใช้ภายในธุรกิจ (Internal Output) และเอาต์พุตที่ใช้ภายนอกธุรกิจ (External Output) เอาต์พุตที่ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ รายงานต่างๆ ที่ใช้ภายในแผนกหรือหน่วยงาน เช่น รายงานการขายประจำวัน รายงานสรุปผลการขายประจำเดือน หรือรายงานเวลาการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ส่วนเอาต์พุตที่ใช้ภายนอก ได้แก่ เอาต์พุตที่จะต้องถูกส่งออกไปยังบุคคลภายนอกธุรกิจ เช่น ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน แบบฟอร์มการเสียภาษีของสรรพากร เป็นต้น

วิธีการดีไซน์เอาต์พุตที่ใช้ภายนอกอาจจะต้องแตกต่างกับเอาต์พุตที่ใช้ภายใน เช่น อาจจะต้องมีการอธิบายถึงความหมายของแต่ละช่องที่กรอกลงไปให้ละเอียดขึ้น การจัดรูปแบบอาจจะต้องกำหนดตามมาตรฐานสากลหรือตามที่กฎหมายบังคับไว้ เป็นต้น วิธีการดีไซน์เอาต์พุตมีส่วนสัมพันธ์กับรูปแบบของเอาต์พุตที่ออกมาอย่างมาก เช่น ประเทศไทย เอาต์พุตที่ใช้ภายนอกหรือที่ธุรกิจจะต้องให้กับหน่วยงานราชการ ทั้งหมดยังคงอยู่ในรูปแบบที่จะต้องพิมพ์ลงกระดาษทั้งสิ้น ดังนั้นรูปแบบของเอาต์พุตที่ใช้ย่อมต้องเลือกวิธีการพิมพ์ลงเครื่องพิมพ์อย่างเดียว เป็นต้น ดังตารางต่อไปนี้ได้แสดงให้เห็นถึงข้อดีข้อเสียของการใช้รูปแบบต่างๆ เพื่อออกเอาต์พุต

รูปแบบที่ใช้	ข้อดี	ข้อเสีย
เครื่องพิมพ์	• เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในธุรกิจมีความยืดหยุ่น และความสามารถในการรองรับข้อมูลใหญ่ๆ ได้ดี • มีความเชื่อถือได้สูง และตรวจสอบได้ง่าย	• มักจะก่อให้เกิดเสียงรบกวน โดยเฉพาะเมื่อใช้กับ เครื่องพิมพ์แบบดอตแมทริกซ์ โดยทั่วไปมักให้ผลลัพธ์ช้า และต้นทุนของเครื่องพิมพ์ค่อนข้างสูง แต่ปัจจุบันมีเครื่องพิมพ์แบบ Laser ซึ่งให้งานพิมพ์รวดเร็ว ไม่มีเสียงรบกวน
จอภาพ	• เงียบและมีความสามารถที่จะทำงานแบบออนไลน์ และส่งผ่านเอาต์พุตไปในระบบเครือข่ายได้ดี สามารถที่จะใช้ความสามารถ ของคอมพิวเตอร์ได้อย่างเต็มที่ในการ ที่จะเข้าถึงแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว และบ่อยครั้งตามต้องการ	• ยังคงต้องการระบบเดินสายที่ดี โดยเฉพาะในระบบเครือข่าย • ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการ บางลักษณะ โดยเฉพาะเอาต์พุตที่ใช้ภายนอก ที่ยังคงต้องการให้มี การพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์อยู่ดี
เสียง	• เหมาะสำหรับระบบงานที่ต้องการส่งข้อความที่จะส่งให้กับผู้ใช้ระบบ และให้ผู้ใช้ระบบตอบสนองหรือกระทำต่อระบบทันที • เหมาะสำหรับผู้ใช้ระบบที่ต้องการความอิสระของการใช้มือ (Hands Free) เพื่อการปฏิบัติงานอย่างอื่น	• ในปัจจุบันเทคโนโลย ีทางด้านนี้ยังค่อนข้างแพงอยู่ดี • ระดับของเสียงอาจไปรบกวนคน อื่นที่อยู่ในพื้นที่เดียวกัน • การใช้วิธีนี้ค่อนข้างจะจำกัดอยู่มาก ไม่ใช่สามารถใช้กันได้โดยทั่วไป
ไมโครฟอร์ม	• ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บอย่างมาก มีความคงทนต่อการใช้งาน สามารถใช้ได้บ่อยครั้งและค้นหาข้อมูลได้สะดวก	• ต้องการซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับ การใช้ไมโครฟอร์มโดยเฉพาะ • ต้องการอุปกรณ์พิเศษอีกเช่นกัน หากต้องการสำเนา (Copy) ออกทางเครื่องพิมพ์ • ค่าใช้จ่ายตอนตั้งต้นจะค่อนข้างสูง

นางสาวศกุนตรา โชติเทียน รหัสนักศึกษา 51040877