แนวทางในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่

การกำหนดขั้นตอน (Operation) ของระบบใหม่ สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ


1. ขั้นตอนหลักของระบบ ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำในระบบใหม่ หากองค์กรไม่ต้องการขั้นตอนนี้ในระบบใหม่ ความจำเป็นในการออกแบบระบบใหม่ก็จะไม่มี

2. ขั้นตอนที่เป็นเป้าหมายรองลงมา คือ ขั้นตอนหรืองานที่เกิดขึ้นเพิ่มเติมระหว่างการกำหนดความต้องการในขั้นตอน หลักของระบบ โดยขั้นตอนนี้จะไม่มีการเสียค่าใช้จ่ายมาก ขั้นตอนนี้จะช่วยสร้างให้ขั้นตอนหลัก (Major Operation) ทำงานได้ดีขึ้น ทำให้การไหลของงานดีขึ้น

3. ขั้นตอนที่ไม่สำคัญนัก ในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ขั้นตอนนี้เป็นงานที่อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ ถ้ามีก็จะช่วยให้ระบบดีขึ้นบ้าง โดยไม่มีต้นทุนในการทำขั้นตอนนี้และขั้นตอนนี้อาจจะเป็นขั้นตอนในอนาคตของ ระบบใหม่ก็ได้

ในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความระมัดระวังอย่างมาก เพราะความต้องการที่กำหนดขึ้นจะเป็นทางไปสู่ระบบใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะรวบรวมงานละเอียดทุกอย่างของระบบ และแยกแยะงานหรือขั้นตอนการทำงานหรือกิจกรรมในระบบออกมา แล้วทำการกำหนดเป้าหมายของแต่ละงาน สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความสนใจในการกำหนดความต้องการของระบบ คือ

1. ผลลัพธ์ (Output) ที่จะต้องได้รับ

2. ข้อมูลนำเข้า (Input) ที่จะต้องนำมาใช้ในระบบเพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ

3. ขั้นตอนการทำงาน (Operation) ซึ่งจะต้องมีขึ้นในการผลิตผลลัพธ์

4. ทรัพยากร (Resource) ซึ่งจะถูกใช้ในขั้นตอนการผลิต

5. มาตรการควบคุมการทำงานในแต่ละระบบและในทางบัญชี