หลักของการดีไซน์เอาต์พุตและอินพุต

เอาต์พุต คือ ข้อมูลที่ถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบ โดยระบบงานข้อมูล (Information System) ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ บางครั้งก็ต้องผ่านกระบวนการต่างๆมากมายภายในระบบงานเสียก่อนที่จะถูกส่งออกมาให้กับผู้ใช้ระบบหรือในบางครั้งข้อมูลบางประเภทก็อาจจะไม่จำเป็นต้องผ่านกระบวนการภายในระบบเลย หรือหากมีก็น้อยมากซึ่งก็อาจเป็นไปได้
เอาต์พุตสำหรับระบบงานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีหลายรูปแบบ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะ คือแบบฮาร์ดก๊อปปี้ (Hard Copy) ซึ่งก็ได้แก่รายงานต่างๆ ที่ออกมาทางเครื่องพิมพ์ และแบบซอฟต์ก๊อปปี้ (Sofy Copy) ซึ่งมักหมายถึงข้อมูลที่แสดงผลออกทางจอภาพชนิดต่างๆ และไมโครฟอร์ม (Microform) เป็นต้น

เนื่องจากเอาต์พุตเป็นสิ่งสำคัญที่จะเรียกการยอมรับหรือเรียกคะแนนนิยมให้กับระบบงานที่นักวิเคราะห์กำลังพัฒนาและดีไซน์อยู่ นักวิเคราะห์ระบบจึงควรทราบหลักการสำคัญ 6 ข้อในการดีไซน์เอาต์พุต ดังนี้

1. ดีไซน์เอาต์พุต เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
2. ดีไซน์เอาต์พุต ให้เหมาะสมต่อผู้ใช้ระบบ
3. ส่งมอบเอาต์พุตตามจำนวนที่ผู้ใช้ระบบต้องการ
4. ให้แน่ใจว่าเอาต์พุตได้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
5. เอาต์พุตถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบตามเวลาที่กำหนด
6. เลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุตแต่ละแบบ

การเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุต

เอาต์พุต ที่เกิดขึ้นในระบบธุรกิจจะต้องได้รับการจัดการที่เหมาะสม โดยทั่วไปเอาต์พุตสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ เอาต์พุตที่ใช้ภายในธุรกิจ (Internal Output) และเอาต์พุตที่ใช้ภายนอกธุรกิจ (External Output)

เอาต์พุต ที่ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ รายงานต่างๆ ที่ใช้ภายในแผนกหรือหน่วยงาน เช่น รายงานการขายประจำวัน รายงานสรุปผลการขายประจำเดือน หรือรายงานเวลาการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ส่วนเอาต์พุตที่ใช้ภายนอก ได้แก่ เอาต์พุตที่จะต้องถูกส่งออกไปยังบุคคลภายนอกธุรกิจ เช่น ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน แบบฟอร์มการเสียภาษีของสรรพากร เป็นต้น
วิธีการดีไซน์เอาต์พุตที่ใช้ภายนอกอาจจะต้องแตกต่างกับเอาต์พุตที่ใช้ภายใน เช่น อาจจะต้องมีการอธิบายถึงความหมายของแต่ละช่องที่กรอกลงไปให้ละเอียดขึ้น การจัดรูปแบบอาจจะต้องกำหนดตามมาตรฐานสากลหรือตามที่กฎหมายบังคับไว้ เป็นต้น

วิธีการดีไซน์เอาต์พุต มีส่วนสัมพันธ์กับรูปแบบของเอาต์พุตที่ออกมาอย่างมาก เช่น ประเทศไทย เอาต์พุตที่ใช้ภายนอกหรือที่ธุรกิจจะต้องให้กับหน่วยงานราชการทั้งหมดยังคงอยู่ในรูปแบบที่จะต้องพิมพ์ลงกระดาษทั้งสิ้นดังนั้นรูปแบบของเอาต์พุตที่ใช้ย่อมต้องเลือกวิธีการพิมพ์ลงเครื่องพิมพ์อย่างเดียว เป็นต้น ดังตารางต่อไปนี้ได้แสดงให้เห็นถึงข้อดีข้อเสียของการใช้รูปแบบต่างๆ เพื่อออกเอาต์พุต

หลักของการดีไซน์อินพุต
แม้ว่าโดยทั่วไป นักวิเคราะห์ระบบจะเน้นหนักถึงความสำคัญของเอาต์พุตมาก เนื่องเพราะเอาต์พุตของระบบงานถือว่าเป็นผลลัพธ์อันสำคัญในอันที่จะตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
อย่างไรก็ดี สิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะลืมเสียไม่ได้ก็คือ หากอินพุตที่เข้ามาในระบบไม่ดีเพียงพอหรือเกิดความผิดพลาดได้ง่าย ย่อมต้องส่งผลทำให้เอาต์พุตที่ได้ออกมาจากระบบพลอยเสียหายไปด้วย ดังนั้น การดีไซน์อินพุตที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญอีกสิ่งหนึ่งที่จะทำให้ระบบงานคอมพิวเตอร์มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

การดีไซน์แบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลที่เป็นอินพุต มีอยู่ด้วยกัน 4 หัวข้อ คือ
1. แบบฟอร์มควรมีลักษณะที่ง่ายต่อการกรอก
2.แบบฟอร์มต้องตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
3. แบบฟอร์มควรมีการดีไซน์ให้ตรวจสอบความถูกต้องได้
4. แบบฟอร์มควรดีไซน์ให้มีลักษณะที่ดึงดูดต่อผู้ใช้

การดีไซน์อินพุตทางจอภาพ ซึ่งจะใช้หลักเกณฑ์สำคัญ 4 ข้อในการดีไซน์เช่นกัน คือ
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบง่ายไม่ซับซ้อน
2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานแบบเดียวกัน
3. สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ต้องการจะเน้นให้เห็นถึงความแตกต่าง
4. ให้การโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพเป็นไปโดยธรรมชาติมากที่สุด

สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ http://203.172.254.77/sa/ น่ะค่ะ

BY น.ส สุภาพร แซ่แต้ (B) 51040886