ผู้ใช้กับการพัฒนาระบบมีความสำคัญจริงหรือ

สำหรับระบบที่ดิฉันน่าจะอธิบายและเข้าใจได้ดีที่สุดน่าจะเป็นการนำเอาระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้กับองค์กร จะเห็นได้ว่าองค์กรส่วนใหญ่ได้นำมาใช้เพื่อทดแทนการทำบัญชีแบบเดิม ๆ ที่เคยใช้เป็น Book ที่การเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่จำนวนมาก การรื้อค้นข้อมูลไม่สะดวก ทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่ตอนนี้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเข้ามามีบทบาทค่อนข้างสูง เพราะทุกองค์กรเล็งเห็นถึงประสิทธิภาพที่มีมากกว่าการทำบัญชีแบบเดิม ๆ โดยโปรแกรมที่จะเลือกใช้ต้องคำนึงถึงประเภทของธุรกิจขององค์กรนั้น ๆ หากต้องการให้คุ้มค่าที่สุดคงต้องเลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมกับธุรกิจ และใช้อย่างคุ้มค่าทุก function นอกจากนี้ต้องให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมวิธีการใช้ให้กับผู้ปฏิบัติงานด้วย ซึ่ง โปรแกรมทางการบัญชีแม้ว่าเป็นการซื้อลิขสิทธิ์ แต่ต้องให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบเพื่อให้ผู้ใช้ซึ่งเป็นพนักงานบัญชีกับฝ่าย IT ขององค์กรได้มีการพัฒนาไปในแนวทางเดียวกัน ซึ่งจากการทำงานที่ผ่านมามักเกิดปัญหาเมื่อผู้พัฒนาระบบซึ่งเป็นฝ่าย IT ไม่มีความรู้ทางการบัญชี และเมื่อพนักงานบัญชีเสนอความคิดเพื่อให้มีการพัฒนาระบบมักจะไม่ได้รับการตอบรับจากผู้พัฒนาระบบ ส่งผลให้ผู้เสนอความคิดเกิดความเบื่อหน่าย เพราะเมื่อเสนอไป คิดไป ไม่ได้รับการตอบรับจากอีกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ส่งผลให้ปัญหาที่มีเกือบจะได้รับการแก้ไขแต่กลับล้มเหลวเพราะขาดการประสานงานที่ดีต่อกัน จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่าผู้ใช้ได้มีส่วนร่วมต้องการให้ความร่วมมือแต่งานกลับล้มเหลวเพราะขาดการประสานงานที่ดีระหว่างกัน จากกรณีนี้ทางฝ่ายบัญชีเคยมีความรู้สึกว่าน่าจะมีฝ่ายพัฒนาระบบที่มีความรู้ทางการบัญชีเพื่อรองรับความต้องการด้านนี้โดยเฉพาะในการพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง และคอยตอบคำถามและปัญหาของผู้ใช้อย่างรวดเร็ว

จะเห็นได้ว่าผู้ใช้ในองค์กรให้ความร่วมมืออย่างดีในการพัฒนาระบบ คำถามต่อมาคือเป็นเพราะเหตุใด เขามีวิธีการอย่างไร จึงไม่มีปัญหาในการที่ผู้ใช้ไม่ให้ความร่วมมือในการพัฒนาระบบ คำตอบที่ดีสำหรับกรณีนี้คือ ผู้ให้เห็นความสำคัญและประสิทธิภาพของการนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ในระบบงาน ทำให้พวกเขาทำงานได้เร็วขึ้น ลดภาระในการท่องจำหรือหาข้อมูลในอดีต เมื่อมีข้อดีเช่นนี้ทำให้พวกเขามีเวลาว่างในการทำงานมากขึ้น ลดภาระการเคร่งเครียดกับงานตลอดทั้งวัน ซึ่งผลดีเหล่านี้พวกเขาจึงมีความสุขกับงาน ส่งผลให้พวกเขามีความต้องการและคิดค้นการทำงานหรือปฏิบัติงานที่รวดเร็ว

นอกจากการนำระบบโปรแกรมสำเร็จรูปมาพัฒนาแล้ว ดิฉันอยากเสนอความคิดในการพัฒนาระบบหนึ่งที่เป็นความต้องการของตัวเอง หากผู้ดีมีความคิดเพิ่มเติมน่าจะเขียนมาคุยกันได้นะค่ะ คือด้านการจัดเก็บขอ้มูลการเข้าและออกของสินค้าสำเร็จรูป กล่าวคือน่าจะมีการว่าจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาระบบให้งานรวดเร็วขึ้น เพื่อลดขั้นตอนในการทำงานซ้ำซ้อนของแต่ละแผนก คำว่าซ้ำซ้อนที่ดิฉันรู้สึกคือ องค์กรส่วนใหญ่มักให้ แผนกสต๊อก แผนกขาย และแผนกบัญชี มีการเก็บข้อมูลการเข้าและออกของสินค้า ซึ่งเป็นข้อมูลที่เหมือนกันแต่เกิดขึ้นคนละเวลา คือแผนกสต๊อกทำเมื่อผลิตสินค้าเสร็จนำเข้าคลังและทำสินค้าออกเมื่อสินค้าถูกขนถ่ายขึ้นรถลูกค้า แผนกขายรับเมื่อการแจ้งจากแผนกสต๊อกและตัดออกตามinvoice ส่วนแผนกบัญชีทำรับสินค้าเมื่อถูกแจ้งจากแผนกขาย และตัดสินค้าออกจากบัญชีเมื่อรับใบขนส่งสินค้าจากแผนกขาย ซึ่งทำให้เสียเวลาในการทำงาน หากมีการจัดทำข้อมูลโดยขั้นตอนเดียวแต่ข้อมูลสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ทั้ง 3 ฝ่าย ก็เป็นการทำงานดีเยี่ยมทีเดียว

ขอบคุณข้อมูลจาก http://www.gotoknow.org/blog/kmworld/2612

เสาวรักษ์ พูลทา (กิ๊ก)