การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ

การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ

นักวิเคราะห์ระบบได้ทำการวิเคราะห์ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบอย่างถ่องแท้แล้ว นอกจากนี้ยังจะต้องทำการจัดสรรให้ได้มาซึ่งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพในการบริหารข้อมูล โดยจำเป็นจะต้องใช้วิธีการอย่างมีระบบในการชี้นำเพื่อตัดสินใจ
ในปัจจุบัน ราคาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มีราคาถูกลงกว่าแต่ก่อนมาก และซอฟต์แวร์มากมายหลากหลาย ก็ถูกนำออกมาจำหน่ายและเผยแพร่ในท้องตลาดนับว่าไม่ถ้วนทำให้ทุกๆองค์กรมีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่ไม่ยากสำหรับยุคปัจจุบัน แต่การซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ก็ควรมีขั้นตอนในการจัดซื้อ เพื่อ ให้นำมาใช้งานได้ตามต้องการไม่เป็นการลงทุนที่สูญเปล่าในบทนี้จึงกล่าวถึง วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์อย่าง คุ้มค่า

วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อ

วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์อย่างคุ้มค่า สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบต้องทำการพิจารณาคือ

1. สำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่มีอยู่แล้ว

2. การประมาณปริมาณงานของระบบที่ใช้อยู่

3. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

4. ระดับต่างๆ ของคอมพิวเตอร์และใช้งาน

5. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์ซอฟต์แวร์

6. ประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน

เมื่อได้พิจารณาตามขั้นตอนดังกล่าวเบื้องต้นให้ดีแล้ว นำผลที่ได้รับมาเปรียบเทียบหาความเหมาะสม

ที่สุด


การสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้วในองค์กร และจำทำออกมาในรูปแบบของบัญชีทรัพย์สินที่แสดงรายระเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ แต่ถ้าได้มีการทำบัญชีทรัพย์สินเอาไว้แล้ว ให้นำบัญชีนั้นมาแล้วทำการสุ่มตัวอย่างขึ้นมาทำการตรวจสอบว่า อุปกรณ์และซอฟต์แวร์นั้นๆ มีคุณภาพหรือมีอุปกรณ์อยู่ครบตามบัญชีทรัพย์สินจริงหรือไม่

รายระเอียดของการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ มีดังนี้

รุ่น ยี่ห้อของอุปกรณ์ (Type of Equipment) ได้แก่ CPU อุปกรณ์เก็บข้อมูล Input Output อุปกรณ์สื่อสาร รุ่นอะไร ใครเป็นผู้ผลิต เป็นต้น
สถานะหรือสภาพปัจจุบันของอุปกรณ์ ( Status ) ได้แก่ อยู่ในระหว่างการสั่งซื้อกำลังใช้งานอยู่ เก็บเอาไว้ ชำรุดเสียหาย อยู่ในระหว่างการซ่อมบำรุงเป็นต้น
ประมาณอายุของเครื่อง ( Age of Eguipment ) โดยนำจากวันที่ซื้อถึงวันที่ทำการสำรวจ
ประมาณอายุการใช้งานที่เครื่องรุ่นนั้นๆ สามารถใช้ได้ ( Projected Life )
ตำแหน่งที่ตั้งของเครื่อง ( Location ) อยู่ที่ใด ห้องใด ชั้นใด โต๊ะใคร
เครื่องอยู่ในความรับผิดชอบของฝ่ายใดหรือบุคคลใด ( Who’s Responsible )
สถานภาพทางการเงินและกกรมสิทธิ์ของเครื่อง ( Financial Arrangement for Eguipment )ธุรกิจได้ซื้อขาด หรือเช่าซื้อ หรือเช่า ถ้าเป็นการเช่าหรือเช่าซื้อจะต้องมีการตรวจสอบสัญญาต่างๆ ว่ามีข้อผูกพันกันอย่างไรด้วย

การประมาณงานของระบบงานที่ใช้

เป็นการประมาณปริมาณ งานของระบบ (Estimating Workloads) ที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะต้องรองรับได้ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงปริมาณงานที่จะเกิดขึ้นในปัจจุบันแต่ละวัน เพื่อพิจารณาดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องที่มีอยู่แล้วนั้นสามารถที่จะรองรับการทำงานนั้นๆได้หรือไม่ นอกจากจะมองงานที่เกิดในปัจจุบันแล้ว ยังจะต้องมองไปในอนาคตอีกด้วย ถ้าหากงานมีโอกาสเพิ่มมากขึ้น เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องยังสามารถที่จะรองรับงานในอนาคตได้อีกนานแค่ไหนและได้ปริมาณมากน้อยเพียงใด

การมองหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องจะต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพของเครื่องที่สามารถจะรองรับงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน และงานที่อาจจะมีการขยายตัวเพิ่มมากขึ้นต่อไปอีกในอนาคตได้ ซึงจะทำให้ลดความยุ่งยากในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่ เกี่ยวข้องใหม่และจะต้องทำการถ่ายข้อมูลจากระบบเก่าสู่ระบบใหม่ด้วย

สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่
กรรณิการ์ อภินันทกุล (นิ*)