หลักของการดีไซน์เอาต์พุต

หลักของการดีไซน์เอาต์พุต


เอาต์พุตคือ ข้อมูลที่ถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบ โดยระบบงานข้อมูล (Information System) ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ บางครั้งก็ต้องผ่านกระบวนการต่างๆ มากมายภายในระบบงานเสียก่อนที่จะถูกส่งออกมาให้กับผู้ใช้ระบบหรือในบางครั้ง ข้อมูลบางประเภทก็อาจจะไม่จำเป็นต้องผ่านกระบวนการภายในระบบเลย หรือหากมีก็น้อยมากซึ่งก็อาจเป็นไปได้

เอาต์พุตสำหรับระบบงานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีหลายรูปแบบ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะ คือแบบฮาร์ดก๊อปปี้ (Hard Copy) ซึ่งก็ได้แก่รายงานต่างๆ ที่ออกมาทางเครื่องพิมพ์ และแบบซอฟต์ก๊อปปี้ (Sofy Copy) ซึ่งมักหมายถึงข้อมูลที่แสดงผลออกทางจอภาพชนิดต่างๆ และไมโครฟอร์ม (Microform) เป็นต้น

เนื่องจากเอาต์พุตเป็นสิ่งสำคัญที่จะเรียกการยอมรับหรือเรียกคะแนนนิยม ให้กับระบบงานที่นักวิเคราะห์กำลังพัฒนาและดีไซน์อยู่ นักวิเคราะห์ระบบจึงควรทราบหลักการสำคัญ 6 ข้อในการดีไซน์เอาต์พุต ดังนี้

1. ดีไซน์เอาต์พุต เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
2. ดีไซน์เอาต์พุต ให้เหมาะสมต่อผู้ใช้ระบบ
3. ส่งมอบเอาต์พุตตามจำนวนที่ผู้ใช้ระบบต้องการ
4. ให้แน่ใจว่าเอาต์พุตได้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
5. เอาต์พุตถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบตามเวลาที่กำหนด
6. เลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุตแต่ละแบบ

1. ดีไซน์เอาต์พุตเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
ทุกครั้งที่ระบบจะต้องออกเอาต์พุต ไม่ว่าจะเป็นการออกรายงานต่างๆ ทางเครื่องพิมพ์ หรือการแสดงข้อมูลออกทางจอภาพ (CRT) นักวิเคราะห์ระบบควรทราบว่า ทุกเอาต์พุตที่กล่าวมานั้นจะต้องมีจุดประสงค์ของมันเองอยู่ โดยจุดประสงค์ของการออกรายงานหรือ เอาต์พุตนั้นเกิดขึ้นเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบในแง่ใดแง่ หนึ่ง

ดังนั้น การดีไซน์เอาต์พุตจึงจะต้องคำนึงถึงจุดประสงค์และความต้องการของผู้ใช้ระบบ ไม่ใช่เอาความสวยงามของการจัดรายงานหรือจอภาพเป็นหลัก หากว่าการดีไซน์เอาต์พุตไม่สามารถครอบคลุมวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ ใช้ระบบได้ นักวิเคราะห์ระบบก็ไม่ควรจะดันทุรังทำต่อ เพราะเป็นการสิ้นเปลืองทั้งเวลาและแรงงานโดยใช่เหตุ

2. ดีไซน์เอาต์พุตให้เหมาะสมต่อผู้ใช้ระบบ
ในลักษณะที่ระบบงานคอมพิวเตอร์ที่นักวิเคราะห์ระบบกำลังพัฒนาเป็นระบบที่ ใหญ่ มีผู้ใช้ระบบอยู่หลายระดับหรือจำนวนมาก ซึ่งแต่ละคนอาจมีความต้องการเอาต์พุตที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะดีไซน์เอาต์พุตออกมาให้ตรงกับความต้องการของผู้ ใช้ระบบทุกคนได้ แต่นั่นก็ไม่ใช่ว่า "ยาก" จะเท่ากับคำว่า "เป็นไปไม่ได้" เพียงแต่นักวิเคราะห์อาจจะต้องเพิ่มจำนวนเอาต์พุตให้เท่ากับจำนวนความต้อง การ ที่แตกต่างออกไปของผู้ใช้ระบบแต่ละคนนั่นเอง ซึ่งอาจจะมีเอาต์พุตหรือรายงานบางอย่างที่มีลักษณะคล้ายกันเกิดขึ้น

ดังนั้น เพื่อที่จะลดลักษณะของเอาต์พุตที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งในบางครั้งอาจจะเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายเนื่องจากความซ้ำซ้อนกันของ เอาต์พุต นักวิเคราะห์ควรทำหน้าที่ไกล่เกลี่ยและหาข้อยุติของเอาต์พุตกับกลุ่มผู้ใช้ ระบบที่สามารถใช้เอาต์พุตร่วมกันได้ โดยข้อยุติของเอาต์พุตนั้นๆ จะต้องให้ความเหมาะสมต่อกลุ่มผู้ใช้ทั้งหมดด้วย

3. ส่งมอบเอาต์พุตตามจำนวนที่ผู้ใช้ระบบต้องการ
งานที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำก็คือ การดีไซน์เอาต์พุตให้มีจำนวนที่เหมาะสมและคล้องจองกันกับผู้ใช้ระบบ สิ่งนี้ดูๆ ไปก็ไม่ยากนัก แต่เวลาปฏิบัติจริงแล้วมักไม่เป็นเช่นนั้นเนื่องจากความต้องการของผู้ใช้ ระบบเกิดขึ้นมาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะส่งผลทำให้เอาต์พุตเกิดการขยายตัวสะสมมากขึ้นๆ เช่นกัน และในที่สุดก็จะเกิดปรากฏการณ์ที่เรียกว่า Information Overload ซึ่งหมายถึงระบบงานส่งมอบเอาต์พุตมากเกินกว่า ความจำเป็นหรือเกินกว่าความสามารถที่ผู้ใช้ระบบจะใช้ได้หมดนั่นเอง

4. ให้แน่ใจว่าเอาต์พุตได้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
ในระบบงานคอมพิวเตอร์นั้นเอาต์พุตมีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบ เช่น พิมพ์ออกเป็นรายงานบนกระดาษด้วยเครื่องพิมพ์ (Printer) แสดงผลออกทางจอภาพ (CRT) และเก็บอยู่ในรูปของไมโครฟอร์ม (microform) หรือแม้กระทั่งในรูปของเสียงที่ออกจากทางลำโพงที่ต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้

โดยทั่วไป เอาต์พุตจะถูกสร้างขึ้น ณ ที่ใดที่หนึ่ง เช่น หน่วยงานประมวลผล (Data Processing department) แล้วค่อยถูกกระจายส่งต่อไปยังแผนกหรือหน่วยงานต่างๆ ซึ่งเป็นผู้ใช้ระบบอีกทอดหนึ่ง แม้ว่าในปัจจุบันการประมวลผลแบบ On-Line จะช่วยลดปัญหาการกระจายเอาต์พุตออกไปได้บ้าง แต่อย่างไรก็ตาม การกระจายเอาต์พุตไปยังผู้ใช้ระบบที่ถูกต้องเหมาะสม เป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคำนึงถึง เพราะว่าไม่ว่าเอาต์พุตหรือรายงานต่างๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบจะดีไซน์นั้นดีเพียงใด หากไม่ได้อยู่ในมือของบุคคลหรือผู้ใช้ระบบที่เหมาะสมกับมัน รายงานหรือเอาต์พุตนั้นก็ย่อมไม่เกิดคุณค่าอะไรเลย

5. เอาต์พุตถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบตามเวลา
หนึ่งในสาเหตุสำคัญที่ระบบงานนั้นไม่ได้รับการยอมรับจากผู้ใช้ระบบก็คือ ระบบงานไม่สามารถจะให้ข้อมูลหรือเอาต์พุตกับผู้ใช้ระบบได้ตามเวลาอย่างทัน ท่วงทีที่เขาต้องการ เวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญต่อเอาต์พุตอย่างมาก โดยเฉพาะผู้บริหารที่ต้องการข้อมูลจากเอาต์พุตเพื่อมาใช้ในการตัดสินใจ

6. เลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุตแต่ละแบบ
เอาต์พุตมีได้หลายรูปแบบ เช่น ออกทางเครื่องพิมพ์ ออกทางจอภาพ หรือไมโครฟอร์ม ฯลฯ การเลือกวิธีการออกแบบเอาต์พุตที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะ ต้องคำนึงถึงด้วย

การเลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุตจะยังผลให้ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของ ระบบงาน แตกต่างออกไปเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ต้นทุนของการออกรายงานทางเครื่องพิมพ์สูงกว่าการแสดงผลทางจอภาพ เนื่องจากต้นทุนของกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์เริ่มสูงขึ้นทุกขณะ

ในสหรัฐอเมริกา เริ่มมีแนวความคิดของการพัฒนาระบบงานในลักษณะที่เรียกว่า Paperless System ซึ่งหากแปลกันเป็นภาษาไทยคงจะได้คำแปลกๆ ว่า "ระบบงานไร้กระดาษ" ซึ่งระบบงานชนิดนี้จะพยายามให้เอาต์พุตที่ได้เก็บอยู่ในลักษณะอื่น โดยพยายามให้สิ้นเปลืองกระดาษน้อยที่สุด เช่น ให้เอาต์พุตเก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลที่เก็บอยู่ในออปติคัลดิสก์หรือฮาร์ดดิสก์ แทน ซึ่งเมื่อผู้ใช้ระบบต้องการใช้ ก็จะดึงข้อมูลนั้นออกมาดูทางจอภาพแทน เป็นต้น